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Office Administrator (m/w/d)

Job Description

Für den Support unseres Frankfurter Büros im Office Management vor Ort und auch aus dem Home Office sind wir auf der Suche nach einem engagierten Office Administrator (m/w/d). Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in Vollzeit zu besetzen. 

Über uns:

Fragomen Global LLP ist die weltweit führende Kanzlei im Bereich der Arbeitsmigration. Seit über 60 Jahren betreut Fragomen zahlreiche Kunden, darunter sowohl multinationale Unternehmen als auch Privatmandanten. Mit mehr als 50 Büros und 4.500 Mitarbeitern, davon über 500 Rechtsanwälte, stellt Fragomen strategische Migrationslösungen in über 170 Ländern bereit. 

Ihre Aufgaben:

  • Sie verantworten eigenständig die Büroorganisation (allgemeine Empfangs-, Büro- und Verwaltungstätigkeiten) und unterstützen die Teams in allen organisatorischen Belangen inkl. Reisekosten- und Kreditkartenabrechnung.

  • Sie sind die/der Hauptansprechpartner/in für alle Dienstleister, Lieferanten und Anfragen inklusive der Verwaltung und Überwachung aller Firmenverträge.

  • Sie kümmern sich um die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten von Mandanten sowie um den Empfang und die Bewirtung von Gästen.

  • Sie bearbeiten ein- und ausgehende Post, die Ablage und prüfen Rechnungen.

  • Sie organisieren und koordinieren selbstständig Meetings und Events sowie Terminplanungen und das gesamte Reisemanagement.

  • Die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien inklusive der Mobilfunkverträge und IT-Ausstattung in Zusammenarbeit mit den Kollegen der IT liegt ebenfalls in Ihrem Aufgabenbereich.

Ihr Profil:                                                                                                                                                  

  • Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum/ zur Fremdsprachenkorrespondent/in,  Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar.

  • Sie bringen mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder (Team-) Assistenzbereich mit, vorzugsweise im Kanzleiumfeld.

  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.

  • Sie verfügen über ein hohes Maß an Organisationsgeschick sowie eine schnelle Auffassungsgabe.

  • Selbstverständlich für Sie sind ein hohes Maß an Dienstleistungsbereitschaft, Eigeninitiative und Sorgfalt. Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise rundet Ihr Profil ab.

  • Sie verfügen über ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit.

  • Sie sind versiert im Umgang mit allen gängigen Anwendungen des MS-Office Paketes.

                                                                                                                                                                                                                                                    

Fragomen in Frankfurt:

Unser Frankfurter Büro liegt in bester Innenstadtlage. Bei uns sind Sie Teil eines engagierten und interdisziplinären Teams von über 80 Kolleginnen und Kollegen aus über 30 Ländern.

Zudem profitieren Sie von unseren vielseitigen Benefits wie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, betrieblicher Altersvorsorge oder Gesundheitsangeboten.

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