Teil 5 der Serie: EU Meldepflichten – wann brauchen Sie eine Kontaktperson / einen Vertreter im Gastland?
November 5, 2019
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By: Audrey Morew
Willkommen bei unserer neuen Serie für den Mittelstand zum Thema Mitarbeiterentsendung und Compliance! In unserem fünften Artikel greifen wir die wichtigsten Punkte zu dem so genannten ‚Vertreter‘ im Kontext der EU Meldepflichten auf.
Teilen Sie uns gerne Ihre Herausforderungen zu den EU Meldepflichten mit und wir werden sie in zukünftigen Beiträgen adressieren.
Die europäische Gesetzgebung (die so genannten Entsenderichtlinien) erlaubt EU Mitgliedstaaten verwaltungstechnische Kontrollmaßnahmen im Rahmen der Mitarbeiterentsendung einzurichten, um eine effektive Überwachung zur Einhaltung der Meldeverpflichtungen sicherzustellen.
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Welche Verpflichtungen können EU-Mitgliedstaaten Arbeitgebern auferlegen, die Arbeitnehmer in einen anderen Mitgliedstaat entsenden? |
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Benachrichtigung über die Entsendung in anderen Mitgliedstaat vor dortiger Arbeitsaufnahme. |
Aufbewahrung und zu Verfügungstellung von Kopien verschiedener Dokumente (z.B. Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungetc.) in Papierform oder elektronischer Form, eventuell übersetzt. |
Verpflichtung zur Aufbewahrung dieser Dokumente auch nach der Beendigung der Entsendung für eine angemessene Dauer. |
Verpflichtung eine Person zu bestimmen, die als Kontaktperson / Vertreter für die Behörden im Aufnahmestaat dient. |
Verpflichtung eine Person zu bestimmen, die als Kontaktperson / Vertreter für die Tarifpartner im Aufnahmestaat dient. |
Generell müssen die Unternehmen bereits in der Meldung vor Arbeitsbeginn eine Kontaktperson / Vertreter benennen. In den meisten Fällen muss dies über das online Portal erfolgen, z.B. SIPSI in Frankreich oder LIMOSA in Belgien, etc.
Die Hauptaufgabe der Kontaktperson / Vertreter ist es die Unterlagen zu verwahren und diese bei Kontrollen seitens der Behörden auf Verlangen vorzulegen. Trotz der EU-rechtlichen Rahmenbestimmungen unterscheidet sich der Inhalt der Implementierung der Verpflichtungen hinsichtlich Bereitstellung von Kontaktpersonen / Vertretern von Mitgliedsstaat zu Mitgliedsstaat.
Prinzipiell für die Benennung der Kontaktperson / Vertreter sind die folgende Angaben erforderlich:
- Name, Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort
- E-Mail- und Postadresse in Aufnahmestaat
- Einverständniserklärung der Kontaktperson / des Vertreters
- Dauer der Benennung
- Ort, an dem die Unterlagen aufbewahrt werden.
In manchen Mitgliedstaaten ist dies in lokaler Sprache und schriftlich vorzulegen.
In Belgien zum Beispiel muss der Arbeitgeber zeitgleich mit der Einreichung der Anmeldung die Anmeldedaten der Kontaktperson im Online-Portal angeben. Die Kontaktperson kann jede beliebige natürliche Person sein. Dies kann deshalb der Arbeitgeber selbst sein, ein Mitarbeiter des Unternehmens oder eine dritte Person in Bezug auf das Unternehmen.
Beispiel für die Benennung eines Vertreters in Frankreich
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